In dit document leest u hoe CPM Nederland BV persoonsgegevens verwerkt van zakelijke relaties, van deelnemers aan assessments, coaching, training- of begeleidingstrajecten, leergangen of (tevredenheids)onderzoeken en sollicitanten. Onze werkwijze is conform de regelgeving in de Algemene Verordening Gegevensbescheming (AVG). We gaan altijd zorgvuldig met uw persoonlijke gegevens om en bewaren ze veilig. Wat we met persoonlijke gegevens doen en waarom we ze nodig hebben, staat hieronder. Heeft u na het lezen van dit document vragen, neem dan gerust contact op met ons secretariaat, secretariaat@cpm-hrm.nl op telefoon 0183 766010. Zij brengen u in contact met de privacy-verantwoordelijke persoon.
Dit privacy beleid kan wijzigen. Het meest actuele privacy beleid vindt u altijd op onze website www.cpm-hrm.nl. Dit document is voor het laatst gewijzigd op 19 november 2020.
Op verschillende manieren krijgen wij beschikking over uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld in een persoonlijk gesprek, of door uw communicatie met CPM via onze website, e-mail, telefoon, of sociale media. In bepaalde gevallen krijgen we uw gegevens van derden, bijvoorbeeld van onze opdrachtgever in het kader van een opdracht. U heeft onze opdrachtgever daarvoor eerst uw toestemming gegeven. In paragraaf 3 gaan we hier op in.
Inhoudsopgave
- Algemene inleiding
- Wat zijn persoonsgegevens?
- Welke gegevens verwerken wij van u, waarvoor gebruiken wij die en hoelang worden ze bewaard?
- Met wie worden uw gegevens gedeeld?
- Waar slaan wij uw gegevens op?
- Hoe worden uw gegevens beveiligd?
- Welke rechten heeft u met betrekking tot uw gegevens?
- Cookiebeleid
1. Algemene inleiding
Uw persoonsgegevens worden verwerkt door CPM Nederland BV, Stationsweg 29, 4205 AA Gorinchem Nederland, met KvK nummer 59874996 en BTW nummer NL853677189 B01.
Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor medewerkers die daar, afhankelijk van hun taken en verantwoordelijkheden, toegang toe moeten hebben.
In bepaalde gevallen is het voor onze dienstverlening noodzakelijk uw persoonsgegevens aan een externe verwerker te geven. Dat zijn uitsluitend verwerkers met wie we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten die ‘AVG-proof’ is. Met hen hebben we duidelijke afspraken over de beveiliging van en de omgang met uw persoonsgegevens gemaakt. Hierdoor zijn zorgvuldigheid en veiligheid die u van CPM Nederland verwacht, ook bij hen geborgd. Zie hiervoor ook paragraaf 4.
In alle andere gevallen zullen wij nooit uw persoonsgegevens aan derden doorgeven zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Wij zullen ook nooit persoonsgegevens (adresbestanden etc.) van derden kopen, of persoonsgegevens aan derden verkopen.
2. Wat zijn persoonsgegevens?
Onder persoonsgegevens verstaan we alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. In ons geval gaat het om gegevens van onze zakelijke relaties, gebruikers van onze diensten en deelnemers aan trajecten en onze medewerkers.
Er zijn veel soorten persoonsgegevens. Bijvoorbeeld naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers, postcodes met huisnummers en IP-adressen zijn persoonsgegevens. Wij zullen ons bij de verwerking van gegevens steeds beperken tot het minimaal noodzakelijke. We verwerken geen gevoelige gegevens zoals iemands ras, godsdienst of gezondheid.
3. Welke gegevens verwerken wij van u, waarvoor gebruiken wij die en hoelang worden ze bewaard?
3.1
Wanneer u contact met ons opneemt (via een contactformulier op onze website, via email, telefoon, social media of persoonlijk) en ons vraagt om informatie, of deelneemt aan een enquête of ons vraagt samen te werken (bijv. als leverancier of als opdrachtnemer), verwerken wij informatie over u in onze AVG-proof digitale systemen. Deze informatie omvat:
- de contactgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e -mailadres, zakelijk post- of bezoekadres en telefoonnummer;
- uw functietitel;
- uw organisatie met KvK-nummer en BTW nummer ;
- de inhoud van het bericht en de technische details ervan;
- eventuele andere relevante persoonsgegevens die u aan ons verstrekt,
- wij kunnen deze contactgegevens completeren met bepaalde relevante, publiek toegankelijke gegevens over u. We hanteren als bronnen: publiek toegankelijke databanken op internet zoals LinkedIn en bedrijfswebsites.
Wanneer u met ons communiceert, nemen we uw gegevens op in onze database. In dit kader wijzen we u op uw rechten (paragraaf 7.)
Wij verwerken uw persoonsgegevens om u op een persoonlijke en efficiënte manier de gevraagde informatie te kunnen bieden en onze dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren.
Na het laatste contact bewaren we de gegevens nog 5 jaar. Sommige gegevens bewaren wij in overeenstemming met bepaalde wettelijk verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen. Bijv. voor facturen en andere financiële zaken is dit 7 jaar.
3.2
Wij verwerken uw persoonsgegevens om u nieuwsbrieven, uitnodigingen voor relatiebijeenkomsten en nieuws over ontwikkelingen in de dienstverlening van CPM Nederland toe te sturen. De bewaartermijn is 5 jaar. Zie hiervoor ook uw rechten (paragraaf 7).
3.3
Wanneer u door CPM uitgenodigd wordt in het kader van een opdracht, (assessment, coaching, training- of begeleidingstraject, leergang) ontvangen wij uw gegevens van onze opdrachtgever (of van u zelf als u zelf de opdrachtgever bent). Wij gaan er in het eerste geval vanuit dat u onze opdrachtgever toestemming heeft gegeven uw gegevens aan ons te verstrekken.
Bij de uitvoering van onze opdrachten zijn soms derde partijen verbonden. Met hen hebben wij in verwerkersovereenkomsten strikte afspraken gemaakt conform de AVG, waardoor uw privacy gewaarborgd is.
Na de uitvoering van een opdracht zullen wij de resultaten alleen aan de opdrachtgever communiceren als u daarvoor uitdrukkelijke toestemming heeft verleend. Voor selectie- of ontwikkelgerichte assessments geeft u uw toestemming in het digitale e-portfolio. Zijn uw resultaten met uw permissie doorgezonden aan de opdrachtgever, dan is hij vanaf de ontvangst daarvan verantwoordelijk voor (bijvoorbeeld) verdere distributie, opslag etc.
CPM bewaart rapporten van selectie- of ontwikkelgerichte assessments maximaal 2 jaar. Wij hanteren de richtlijnen van het NIP, het Nederlands instituut van Psychologen. Ook onze consultants hebben maximaal 2 jaar toegang tot deze informatie. Uiteraard zijn zij daarbij gebonden aan hun beroepsgeheim. Is er sprake van een geheel of gedeeltelijk online assessment, dan gelden daarvoor identieke bewaartermijnen.
Resultaten van andersoortige opdrachten (bijv. coachgesprekken en trainingen) worden uitsluitend met uw instemming gedeeld met de opdrachtgever. De bewaartermijn is 2 jaar. Zie ook uw rechten in paragraaf 7.
Worden video-opnamen gemaakt ter ondersteuning van (self)assessments, trainings- of coachingstrajecten, dan worden die opnamen na uitvoering van de opdracht gewist van de camera en na afsluiting van de opdracht nog maximaal 6 maanden bewaard in een speciale computer, los van het CPM-netwerk.
3.4
Wanneer u via onze website of op een andere manier solliciteert (naar een vacature) bij CPM, vragen wij toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij houden ons daarbij aan de NVP-sollicitatiecode. Om te kunnen bepalen of er sprake is van een goede match, verzamelen wij uw persoonsgegevens via uw cv. Deze gegevens omvatten
- de identiteitsinformatie die u ons geeft, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, geboortedatum, werkgever en functie;
- opleidings- en loopbaangegevens;
- eventuele andere persoonsgegevens die u ons in uw cv verstrekt.
Wij doen dit om een geschikte match te vinden tussen uw profiel en de eisen van de vacature.
De bewaartermijn is maximaal 1 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure. Hierbij wijzen wij u ook op uw rechten zoals vermeld in paragraaf 7.
4. Met wie worden uw gegevens gedeeld?
Om onze dienstverlening op goede wijze uit te kunnen voeren schakelen we soms derde partijen in. Deze partijen zijn:
4.1
technische verwerkers waarop wij een beroep doen voor digitale ondersteuning zoals hosting, onderhoud en ondersteuning van onze website en van applicaties (b.v. onze digitale database en ons CRM-systeem)
4.2
derden die van belang zijn voor de uitvoering van onze opdrachten, zoals de leverancier van ons digitale E-portfolio en leveranciers van testmaterialen en vragenlijsten
4.3
derden die ons ondersteunen bij marketingcampagnes of bij het uitvoeren van (tevredenheids)onderzoeken
4.4
derden die de financiële afhandeling van opdrachten ondersteunen
4.5
onze opdrachtgevers op het gebied van assessments, coaching, training- of begeleidingstrajecten en leergangen. Wij verstrekken resultaten en andere gegevens van deelnemers uitsluitend na uw uitdrukkelijke toestemming
5. Waar slaan wij uw gegevens op?
Wij verwerken uw persoonsgegevens binnen Nederland en slaan uw gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Het kan echter voorkomen dat bepaalde gegevens worden doorgegeven aan of opgeslagen op een bestemming buiten de EER, bijvoorbeeld omdat een van onze externe dienstverleners daar gevestigd is. Wanneer hiervan sprake is, zorgen wij dat dit gebeurt op een veilige en rechtmatige manier en volgens de regelgeving van AVG/ GDPR.
6. Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij nemen veel maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Zowel op organisatorisch als technisch gebied. Zo zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens beschermd worden tegen ongeoorloofde toegang, ongepast gebruik, ongeoorloofde vrijgave, niet-gemachtigde aanpassing en diefstal, evenals onbedoeld verlies, manipulatie of vernietiging. Alleen medewerkers of derde verwerkers die op de hoogte moeten zijn van uw persoonsgegevens, kunnen deze raadplegen. Zij zijn gebonden aan strenge regels van geheimhouding en vertrouwelijkheid.
Alle digitale activiteiten waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, worden uitgevoerd door partijen met wie wij op de AVG gestoelde overeenkomsten hebben gesloten Zij werken dagelijks aan het beveiligen van hun en onze ICT-systemen. Regelmatig wordt die beveiliging getoetst door externe experts.
7. Welke rechten heeft u met betrekking tot uw gegevens?
Als u gebruik wilt maken van een van de hieronder beschreven rechten, kunt u altijd contact opnemen met ons secretariaat, secretariaat@cpm-hrm.nl of telefoon 0183 766010
7.1 U heeft recht op informatie
U heeft recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u in dat verband heeft. In dit privacy beleid hebben wij daarom uitgebreid uitgelegd welke gegevens wij van u verzamelen, waarom en hoe wij daarmee omgaan.
7.2 U kunt uw gegevens laten verbeteren (recht op rectificatie)
U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn. Dit recht is niet absoluut, maar wordt begrensd door wat gezien het doel en de grondslag van verwerken redelijk is.
7.3 U kunt uw gegevens inkijken (recht op inzage)
Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen. CPM zal u dan een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die van u worden bijgehouden.
7.4 U kunt uw gegevens laten verwijderen (recht op vergetelheid)
Als u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, bijv. zonder hiervoor een correct doel te hebben, of wanneer u uw toestemming heeft ingetrokken en er bestaat geen andere grondslag voor verwerking, dan kunt u vragen uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
7.5 U kunt vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken (recht op beperking)
U heeft het recht om beperking van de verwerking van uw gegevens te verzoeken. Dit betekent dat wij uw gegevens mogen bewaren maar (tijdelijk) niet gebruiken.
7.6 U kunt vragen uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij (recht op overdraagbaarheid of dataportabiliteit)
U kunt ons vragen uw gegevens aan u zelf of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen in een ‘gestructureerde, gangbare, machine-leesbare vorm’.
7.7 U kunt bezwaar maken tegen verwerking (Recht van bezwaar)
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.
U heeft ook het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens bijv. als u het niet eens bent met de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken.
7.8 U heeft het recht een klacht in te dienen
Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, dan lossen wij dat het liefst zelf met u op. Natuurlijk heeft u ook het recht u te wenden tot de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
8. Cookiebeleid
In dit kader wijzen we u ook op ons cookiebeleid. Zie hier voor informatie hierover.
